KSeF — konfiguracja
Obowiązkowy e-invoicing od 2026. Kompleksowa obsługa dla firm zagranicznych w Polsce.
- Przygotowanie umowy spółki
- Złożenie wniosku KRS-W3
- Rejestracja NIP w urzędzie skarbowym
- Rejestracja REGON w GUS
- Zgłoszenie do CRBR
- Przygotowanie umowy spółki
- Złożenie wniosku KRS-W3
- Rejestracja NIP w urzędzie skarbowym
- Rejestracja REGON w GUS
- Zgłoszenie do CRBR
- Otwarcie rachunku bankowego (opcja)
- Rejestracja VAT (opcja)
- Doradztwo podatkowe (wstępne)
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowa platforma elektronicznego fakturowania, w której faktury VAT są wystawiane i przechowywane centralnie w systemie Ministerstwa Finansów. Obowiązek stosowania KSeF wchodzi dla dużych podatników VAT czynnych od , a dla pozostałych — od . Firmy niestosujące KSeF po wejściu obowiązku narażają się na kary finansowe. Każda faktura ustrukturyzowana w KSeF otrzymuje unikalny numer KSeF ID i jest przechowywana przez 10 lat. FlexInWork pomaga firmom — w tym spółkom zarządzanym przez cudzoziemców — w pełnej integracji z KSeF, aktualizacji systemów księgowych i przejściu na e-fakturę.
Co To Jest KSeF i Jak Działa
KSeF to centralny system informatyczny Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML (FA_VAT). Każda faktura wystawiona w KSeF: jest weryfikowana pod kątem poprawności strukturalnej i zgodności z przepisami VAT; otrzymuje unikalny numer KSeF ID przyznawany przez system MF; jest przechowywana przez Ministerstwo Finansów przez okres 10 lat (bez konieczności archiwizacji po stronie firmy); jest dostępna dla nabywcy — bez konieczności wysyłania faktury e-mailem.
Faktura ustrukturyzowana zastępuje dotychczasowe faktury papierowe i elektroniczne (PDF). Po wejściu obowiązku KSeF tradycyjne faktury PDF nie będą uznawane przez organy podatkowe jako dokumenty VAT.
Harmonogram Wdrożenia KSeF — Kluczowe Daty
Od KSeF funkcjonował w fazie dobrowolnej — firmy mogły, ale nie musiały, wystawiać faktury przez system. W roku planowane wdrożenie obowiązkowe zostało odłożone po wykryciu błędów w systemie. Aktualny harmonogram (stan na ): od — obowiązek dla czynnych podatników VAT o przychodach powyżej 200 mln zł rocznie; od — obowiązek dla wszystkich pozostałych czynnych podatników VAT; podmioty zwolnione z VAT — brak obowiązku (na razie). Daty mogą ulec zmianie — FlexInWork monitoruje harmonogram i informuje klientów o zmianach.
Jak Wystawić Fakturę w KSeF
Faktury w KSeF można wystawiać na kilka sposobów. Pierwsza opcja to integracja API — połączenie systemu ERP/księgowego firmy (np. Comarch, Symfonia, SAP, Wapro) z API KSeF Ministerstwa Finansów. To rozwiązanie najwygodniejsze dla firm wystawiających dużą liczbę faktur — faktury są wysyłane do KSeF automatycznie, bez ingerencji użytkownika. Druga opcja to aplikacja webowa MF — portal e-mikrofirma.mf.gov.pl umożliwia ręczne wystawianie faktur bezpośrednio w systemie KSeF. Trzecia to aplikacja mobilna MF (e-mikrofirma) dla małych firm wystawiających do kilkudziesięciu faktur miesięcznie.
Niezależnie od metody, kluczowe jest: posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego do autoryzacji w KSeF; skonfigurowanie tokenów dostępowych dla osób i systemów upoważnionych do wystawiania faktur w imieniu firmy; przetestowanie systemu przed wejściem obowiązku na środowisku testowym MF (dostępnym na demo.ksef.gov.pl).
Jakie Faktury Muszą Być Wystawiane przez KSeF
Obowiązek KSeF dotyczy faktur VAT wystawianych przez czynnych podatników VAT zarejestrowanych w Polsce na rzecz: innych podatników VAT (B2B); osób fizycznych niebędących podatnikami (B2C) — z wyjątkiem sprzedaży rejestrowanej na kasie fiskalnej i biletów komunikacyjnych. Faktury wyłączone z obowiązku KSeF (na rok): faktury do umów cesji wierzytelności; faktury wystawiane przez nierezydentów (podmioty zagraniczne niezarejestrowane do VAT w Polsce); faktury do transakcji wewnątrzwspólnotowych (WDT/WNT) — tu stosuje się przepisy unijne.
Kary za Niestosowanie KSeF
Po wejściu obowiązkowego KSeF podatnik, który wystawia fakturę z naruszeniem obowiązku (np. w formacie PDF zamiast KSeF), może zostać ukarany grzywną w wysokości do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze (nie mniej niż 5% tej kwoty). Nabywca, który odliczy VAT z faktury wystawionej poza KSeF (gdy wystawca był do tego zobowiązany), traci prawo do odliczenia VAT. Dlatego od strony nabywcy weryfikacja statusu KSeF faktury stanie się standardem kontroli wewnętrznej.
KSeF dla Firm Zarządzanych przez Cudzoziemców
Dla spółek zarządzanych przez cudzoziemców KSeF wiąże się z kilkoma specyficznymi wyzwaniami. Po pierwsze — autoryzacja w KSeF wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Dla cudzoziemca bez polskiego PESEL uzyskanie profilu zaufanego jest niemożliwe; konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny wydany przez dostawcę notyfikowanego w UE lub upoważnienie biura rachunkowego. FlexInWork posiada odpowiednie certyfikaty i może działać jako upoważniony wystawca faktur KSeF w imieniu klienta. Po drugie — przejście na KSeF wymaga aktualizacji lub wymiany systemu fakturowania. FlexInWork doradza w wyborze i konfiguracji narzędzi księgowych kompatybilnych z KSeF.
Jak FlexInWork Pomaga Wdrożyć KSeF
FlexInWork oferuje pakiet wdrożenia KSeF: analiza obecnego systemu fakturowania klienta i plan migracji; konfiguracja tokenów dostępowych KSeF; integracja z systemem księgowym lub uruchomienie dedykowanego narzędzia; szkolenie zespołu lub właściciela; prowadzenie fakturowania KSeF w ramach obsługi księgowej (outsourcing). Dla klientów korzystających z usług księgowych FlexInWork wdrożenie KSeF jest objęte umową serwisową bez dodatkowych opłat.
Bezpłatna konsultacja wstępna — bez zobowiązań